Privacyverklaring Bij Amèlie

1 Wie wij zijn

Bij Amèlie Loosdrecht BV, handelend onder de naam Bij Amèlie, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Ons vestigingsadres is Oud-Loosdrechtsedijk 144, 1231 NE Loosdrecht. Ons KvK-nummer is 95154124.

Voor privacyvragen: info@bij-amelie.nl of 06 30734671. Ons afhaal- en retouradres is Nootweg 43A, 1231 CR Loosdrecht. Website: www.bij-amelie.nl.

2 Bestellingen, contact en administratie

Je bestelt zonder klantaccount. We verwerken naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en bedrijfsnaam, producten, bestelnummer, bedragen, betaalstatus, betaalreferentie en afhaaldatum. Bij zakelijke verzending gebruiken we ook noodzakelijke factuur- en bezorggegevens en, waar nodig, het btw-nummer.

We gebruiken deze gegevens voor de bestelling, betaling, bevestiging en contact daarover. Op de afhaaldag ontvang je een service-e-mail. Een medewerker kan je ook handmatig via WhatsApp herinneren als je een bruikbaar telefoonnummer opgaf. De grondslag is het voorbereiden en uitvoeren van de overeenkomst. De verplichte gegevens zijn nodig om de bestelling uit te voeren.

Voor vragen en aanvragen gebruiken we je contactgegevens en bericht. Bij een mogelijke of bestaande bestelling is dat voor de overeenkomst. Voor overige vragen en contactpersonen van zakelijke klanten is ons gerechtvaardigde belang: vragen beantwoorden en de klantrelatie onderhouden.

Bij een herroeping verwerken we bestelnummer, e-mailadres, producten, datum en tijd en eventuele toelichting om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook de fiscale administratie berust op een wettelijke verplichting. Relevante gegevens voor klachten en geschillen gebruiken we voor ons gerechtvaardigde belang bij afhandeling en bescherming van onze rechten.

Bij zakelijke relatiegeschenken ontvangen we de naam en het adres van de ontvanger van de opdrachtgever. We gebruiken die voor bezorging en noodzakelijk contact, vanuit ons gerechtvaardigde belang bij correcte levering.

3 Nieuwsbrief en aanbiedingen

Voor nieuws en aanbiedingen vragen we afzonderlijk toestemming. Inschrijven is vrijwillig. We bewaren je e-mailadres, eventuele naam, inschrijfbron, inschrijfmoment en de tekst waarmee je toestemming gaf. Aanmeldingen staan in Lovable Cloud. ActiveCampaign is niet gekoppeld en ontvangt geen gegevens.

Afmelden kan altijd via de afmeldlink, via https://bij-amelie.nl/nieuwsbrief/afmelden of via info@bij-amelie.nl. Daarna stoppen de nieuwsbrieven. Intrekken van toestemming verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik. Noodzakelijke serviceberichten over je bestelling kunnen doorgaan.

4 Dienstverleners en ontvangers

Lovable verzorgt de website en database via Lovable Cloud, met Supabase als subverwerker. De database staat in Ierland, binnen de Europese Unie. De website wordt aangeboden via een wereldwijd netwerk, waaronder Cloudflare. Met Lovable geldt een verwerkersovereenkomst voor verwerking in onze opdracht.

De e-maildienst van Lovable verstuurt automatische berichten, waaronder bestel- en herroepingsbevestigingen en afhaalberichten. Daarvoor worden het e-mailadres, de gebruikte naam en de inhoud van het bericht verwerkt. Lovable schakelt hiervoor subverwerkers in. De actuele lijst staat op https://trust.lovable.dev/subprocessors.

Mollie verwerkt betalingen. De webshop deelt het bedrag, de omschrijving met bestelnummer en technische terugkeer- en meldadressen. Je voert betaalgegevens zelf in binnen de betaalomgeving. Mollie is voor zijn betaaldiensten zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Zie https://www.mollie.com/legal/privacy.

Google Workspace verzorgt onze mailbox; Hostnet beheert domein en DNS. Bij WhatsApp-contact verwerkt ook WhatsApp gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Je kunt ons ook mailen of bellen. Voor zakelijke verzending krijgt de vervoerder de noodzakelijke bezorggegevens. Administratieve dienstverleners en bevoegde overheidsinstanties ontvangen gegevens voor zover nodig of wettelijk verplicht.

5 Verwerking buiten de EER

Opslag in Ierland betekent niet dat alle verwerking binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. Onze dienstverleners kunnen ook buiten de EER verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Bij zulke doorgiften moeten passende wettelijke waarborgen gelden, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of EU-modelcontractbepalingen. Lovable beschrijft het gebruik van deze modelcontractbepalingen in zijn privacybeleid en verwerkersovereenkomst. Informatie over de voor jouw gegevens geldende waarborgen kun je bij ons opvragen via info@bij-amelie.nl.

6 Cookies, lokale opslag en technische gegevens

De webshop gebruikt geen Google Analytics, advertentiepixels of door ons ingestelde trackingcookies. Het winkelmandje wordt lokaal in je browser bewaard om de winkel te laten werken. Lettertypes worden vanaf onze eigen website geladen. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen en gebruiken geen profilering voor marketing.

Onze mails bevatten geen trackingpixels en de links gaan rechtstreeks naar bij-amelie.nl. We meten dus niet of je onze mails opent of op links klikt.

Lovable registreert bij website- en API-verzoeken het webadres inclusief eventuele parameters, de verzoekmethode, het IP-adres, de antwoordstatus, verwerkingstijd en een daaruit afgeleide globale locatie. Volgens Lovable worden de inhoud van het verzoek en de headers, waaronder cookie- en autorisatieheaders, niet vastgelegd. Informatie die in een webadres staat kan wel in deze logs terechtkomen.

Technische gegevens gebruiken we voor werking, beveiliging en incidentonderzoek. Voor zover dit in onze opdracht gebeurt, is onze grondslag het gerechtvaardigde belang bij een veilige, werkende website. Lovable verwerkt sommige platformgegevens voor eigen doeleinden; zie https://lovable.dev/privacy. Wij kunnen de serverlogs niet zelf inzien of afzonderlijk verwijderen.

Tegen misbruik van het herroepformulier slaan we per poging een afgeleide beveiligingscode op. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij beveiliging. Registraties ouder dan één dag worden bij de eerstvolgende nachtelijke opschoning verwijderd.

7 Hoelang wij gegevens bewaren

In onze actieve administratie bewaren we alleen de gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn:

• Fiscale administratie: noodzakelijke gegevens zeven jaar vanaf het einde van het betreffende boekjaar. Deze termijn geldt niet automatisch voor alle telefoonnummers, berichten en andere bestelgegevens.
• Overige bestel- en herroepingsgegevens: maximaal twee jaar na volledige afhandeling, voor zover nodig voor klantenservice. Financiële bewijsstukken volgen de fiscale termijn; geschilgegevens de daarvoor geldende termijn.
• Niet-betaalde, mislukte of verlopen bestellingen: maximaal dertig dagen na het einde van de bestel- of betaalpoging, tenzij een concrete kwestie langere bewaring noodzakelijk maakt.
• Losse vragen en berichten via formulieren, e-mail of WhatsApp: maximaal één jaar na afhandeling. Voor noodzakelijke onderdelen van een bestelling, klacht of verplichte administratie geldt de bijbehorende termijn.
• Nieuwsbriefgegevens: zolang je aangemeld bent en bewaring nodig is. Na afmelding stopt verzending direct; actieve inschrijfgegevens verwijderen we binnen dertig dagen. Toestemmingsbewijs bewaren we tot vijf jaar na de laatste daarop gebaseerde reclame-e-mail, om de rechtmatigheid te kunnen aantonen.
• De minimale afmeldregistratie blijft zolang nodig om je afmelding te respecteren; we beoordelen dit periodiek. Een e-mailhash kan nog een persoonsgegeven zijn. Deze registratie is niet voor reclame. Je kunt verwijdering vragen. Opnieuw inschrijven vereist nieuwe geldige toestemming.
• Klachten en geschillen: relevante gegevens zolang nodig voor afhandeling en juridische aanspraken binnen de wettelijke termijnen. Daarna beoordelen we de verdere noodzaak.

8 Technische logs en back-ups

Lovable bewaart operationele en beveiligingslogs zolang nodig voor werking, beveiliging en incidentonderzoek. Een vaste termijn voor server- en e-maillogs is niet verstrekt. Ons zichtbare e-maillog bevat tijdstip, e-mailadres, status en berichtnummer, zonder berichtinhoud. Aanvullende providerregistraties zijn hiermee niet uitgesloten.

Lovable maakt dagelijks een databaseback-up in Ierland. Volgens de Cloud-documentatie blijven reguliere back-ups tot ongeveer veertien dagen bewaard. Verwijderde gegevens kunnen daarin staan totdat oudere back-ups vervallen. Voor andere technische registraties gelden de afzonderlijke bewaarcriteria.

9 Beveiliging en jouw rechten

We beveiligen gegevens en beperken beheerrechten tot bevoegde personen. Deel de geheime link naar je bestelpagina niet met anderen. Dienstverleners kunnen toegang hebben voor hun noodzakelijke werkzaamheden.

Je kunt vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking en, onder AVG-voorwaarden, overdracht van je gegevens. Bij een gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw situatie bezwaar maken; tegen direct marketing altijd. Toestemming kun je steeds intrekken.

Mail naar info@bij-amelie.nl. We reageren binnen één maand. Een noodzakelijke wettelijke verlenging van maximaal twee maanden melden we binnen die eerste maand met de reden. Bij redelijke twijfel kunnen we je identiteit controleren; stuur niet ongevraagd een identiteitsbewijs. Als verwijderen bijvoorbeeld door een bewaarplicht niet kan, leggen we dat uit. Je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.